Démo interactive · Studio Démo Événements (entreprise fictive) · données fictives
Tom — S2M Consulting · tout est modifiable
Démo · devis, relances et facture automatiques

Vos devis partent seuls, les relances aussi, la facture suit.

Une demande arrive par votre formulaire : le devis est calculé, envoyé depuis Gmail, relancé à J+3 puis à J+7, et tout s'arrête dès que le client répond. S'il accepte, la facture est préparée en brouillon dans Pennylane : vous validez, rien ne part sans vous.

Google SheetsGmailPennylanen8nAccès sans mot de passe

Démo interactiveLe workflow, en marche

Lancez la simulation : 9 jours défilent en une demi-minute. Cliquez sur un nœud pour voir ce qu'il fait, ou sur le bouton du mail pour accepter le devis à la place du client.

J0jour de la demande09:00
Devis → relances → facturen8n · 8 nœuds · simulation sur données fictives
Formulaire du siteGoogle SheetsGmailPennylanen8n
NoteChaque mail contient le bouton d'acceptation. Dès que le client répond, accepte ou refuse, les relances s'arrêtent.
+3 j : Attente de 3 jours sans réponse +4 j : Attente de 4 jours de plus (J+7) réponse ou acceptation si accepté
  1. Déclencheur · Formulaire du siteEn attente

    Demande de devis reçue

    Le client remplit le formulaire de votre site : type d'événement, date, nombre d'invités, budget. Chaque réponse déclenche le workflow.

  2. Action · Google SheetsEn attente

    Devis calculé et mis en page

    Votre grille de tarifs Sheets est appliquée, le PDF est généré depuis votre modèle et une ligne s'ajoute au suivi des devis.

  3. Envoi · GmailEn attente

    Envoi du devis

    Le mail part depuis votre adresse Gmail, avec le PDF en pièce jointe et un bouton personnel pour accepter le devis.

  4. Relance · GmailEn attente

    Relance J+3

    Sans réponse au bout de 3 jours, une relance courte et polie part dans le même fil de discussion.

  5. Relance · GmailEn attente

    Relance J+7 (dernière)

    Dernière relance. Si rien ne revient ensuite, le devis passe « sans réponse » et vous êtes prévenu : pas de troisième relance automatique.

  6. Déclencheur · Lien horodatéEn attente

    Le client répond ou accepte

    Une réponse dans le fil Gmail ou un clic sur « J'accepte ce devis » arrête aussitôt les relances prévues.

  7. Mise à jour · Google SheetsEn attente

    Relances stoppées, suivi à jour

    Le statut passe à « Accepté » (ou « Réponse reçue ») avec la date ; plus aucune relance ne peut partir pour ce devis.

  8. Action · PennylaneEn attente

    Facture Pennylane (brouillon à valider)

    La facture est créée en brouillon dans Pennylane avec les lignes du devis accepté. Vous la relisez et l'envoyez vous-même.

En attenteEn coursExécutéÀ validerNon exécuté

La demande qui déclenche tout

exemple modifiable

Changez le client ou le montant : le devis, les mails, le suivi et la facture suivent.

exemple, entre 50 et 5 000 000
adresse fictive, déduite du prénom

Journal d'exécution

n8n · heure de Paris
  1. Le journal se remplit pendant la simulation.

Les mails envoyés à votre client

au nom de Studio Démo Événements
Studio Démo Événements <contact@exemple.fr>
À : Camille (Famille Martin) <camille@exemple.fr>
dès que le devis est prêt

Votre devis D-2026-031 – mariage (120 invités)

Bonjour Camille,

Merci pour votre demande. Vous trouverez ci-joint notre devis pour votre mariage (120 invités), d'un montant de 8 400 € HT. Il comprend la coordination le jour J, la scénographie et la gestion des prestataires.

Tout reste ajustable : répondez simplement à ce mail si vous souhaitez modifier un point.

Si la proposition vous convient, le bouton ci-dessous suffit pour la valider.

Belle journée,
L'équipe Studio Démo Événements

Cliquez comme le ferait votre client : le workflow réagit.
Devis_D-2026-031.pdfpièce jointe · exemple

Studio Démo Événements <contact@exemple.fr>
À : Camille (Famille Martin) <camille@exemple.fr>
programmé à J+3

Re : Votre devis D-2026-031 – mariage (120 invités)

Bonjour Camille,

Nous revenons vers vous au sujet de notre devis pour votre mariage (120 invités). Avez-vous eu le temps de le parcourir ?

Si une question vous retient (date, budget, options), dites-le-nous : nous adaptons volontiers la proposition.

Bien à vous,
L'équipe Studio Démo Événements

Cliquez comme le ferait votre client : le workflow réagit.
Devis_D-2026-031.pdfpièce jointe · exemple

Studio Démo Événements <contact@exemple.fr>
À : Camille (Famille Martin) <camille@exemple.fr>
programmé à J+7

Re : Votre devis D-2026-031 – dernier message

Bonjour Camille,

Dernier petit message au sujet de votre mariage (120 invités) : notre planning se remplit pour cette période et nous préférons vous prévenir avant de proposer la date à d'autres clients.

Si votre projet a évolué, aucun souci : un simple mot suffit et nous ne vous relancerons plus.

Bien à vous,
L'équipe Studio Démo Événements

Cliquez comme le ferait votre client : le workflow réagit.
Devis_D-2026-031.pdfpièce jointe · exemple

Le devis, puis la facture

PDF · Pennylane
Studio Démo ÉvénementsAgence événementielle

devis

D-2026-031
PourFamille Martinà l'attention de Camille
Émis leà réception de la demande
Mariage (120 invités)8 400 €
TVA 20 %1 680 €
Total TTC10 080 €

Valable 30 jours · mis en page depuis votre modèle et votre grille de tarifs (exemple).

Aucune facture pour l'instant Elle sera créée, une seule fois, quand le devis sera accepté. Rien ne part au client sans votre validation.

Historique du devis D-2026-031

  1. Rien pour l'instant : l'historique se remplit pendant la simulation.

Suivi des devis

tableur partagé · données fictives
N°ClientÉvénementMontant HTStatutEnvoyé leRelance 1Relance 2Accepté leN° facture
D-2026-027Exemple Conseil SASséminaire d'équipe12 600 €à suivre—————
D-2026-028Association Les Tilleulssoirée de gala5 900 €à suivre—————
D-2026-029Exemple Tech SASlancement de produit15 200 €à suivre—————
D-2026-030Famille Bernardanniversaire (40 ans)2 300 €à suivre—————
D-2026-031Famille Martinmariage (120 invités)8 400 €à suivre—————

Le point qui décideComment le workflow sait que c'est « oui »

Tout le reste en découle : l'arrêt des relances et la facture. Deux façons fiables de le savoir ; le choix change la branche du workflow, et se modifie plus tard.

Branche active dans le workflow : Lien d'acceptation dans le mailVoir dans le canevas

Garde-fousCe qui empêche le workflow de faire une bêtise

Chaque protection se teste ici, dans la simulation.

Relances stoppées dès la réponse

Avant chaque relance, le workflow relit le fil du devis : une réponse, une acceptation ou un refus, et plus rien ne part.

Une seule facture par devis

Le numéro de devis sert de clé : un double clic du client ou un nouveau passage du workflow ne crée jamais de seconde facture.

Votre feu vert avant envoi, si vous le voulez

Chaque mail peut attendre votre validation d'un clic avant de partir. Pratique les premières semaines, désactivable ensuite.

Accès autorisés, aucun mot de passe partagé

Vous connectez Gmail, Sheets et Pennylane via leurs écrans d'autorisation officiels, et pouvez retirer l'accès à tout moment.

  • Gmail : envoi et lecture du fil des devis
  • Sheets : le fichier de suivi uniquement
  • Pennylane : création de factures brouillon

Comment ça se passerait chez vous

  1. Vous décrivez votre façon de faire

    Votre modèle de devis, votre grille de tarifs, vos formulations de relance. Par écrit, à votre rythme.

    ≈ jour 1

  2. Je construis le workflow sur n8n

    Formulaire, devis, envois, relances, acceptation, facture : chaque branche testée sur des devis fictifs.

    ≈ jours 2 à 5

  3. Vous branchez vos comptes

    Gmail, Sheets et Pennylane via leurs autorisations officielles, validation manuelle activée au départ.

    ≈ jour 6

  4. Mise en service et ajustements

    Les premiers devis réels sont suivis de près ; délais et textes s'ajustent si besoin.

    ≈ semaine 2

Ce que vous recevez

  • Le workflow n8n complet et documenté, installé sur votre compte
  • Le modèle de devis PDF à vos couleurs, alimenté par votre grille de tarifs
  • Les trois modèles de mails (envoi, relance J+3, relance J+7), modifiables
  • L'acceptation par lien horodaté, ou le branchement à la signature électronique
  • La création des factures en brouillon dans Pennylane, sans doublon possible
  • Un guide écrit pour changer vous-même délais et textes